La mise en place d’un plan d’archivage est nécessaire pour bien organiser la conservation de vos archives. A partir de ce plan, vous devez savoir à quelle date la destruction d’un document aura lieu. Les durées légales de conservation sont évidemment considérées dans cette opération. Un bon plan d’archivage ne peut passer outre le périmètre d’archivage qui définit le type de document à archiver. Il est élaboré en tenant compte du respect absolu des normes réglementaires et organise la destruction des archives quand le temps de le faire arrive. Une équipe projet est normalement chargée de mettre en place le plan d’archivage qui est validé par un comité de pilotage. Mais pour garantir la réussite du plan, le responsable documentaire, la direction des systèmes d’information, la section juridique et toutes les composantes de l’entreprise doivent s’impliquer.
Un plan d’archivage pour être en conformité avec la loi et maîtriser les risques
Les enjeux légaux liés à la mise en place d’un plan d’archivage sont réels. En effet, dans le cadre de cette démarche, il est bon de prendre des dispositions pour respecter la loi. Ce qu’il est particulièrement important de faire à ce sujet est de se fier aux durées d’archivage fixées légalement. Il est aussi recommandé de poser vos actions en pensant à protéger vos droits, ce qui est acquis par la production de documents à valeur probatoire.
La mise en place d’un plan d’archivage est également envisageable pour maîtriser les risques susceptibles de mettre en mal votre activité. A n’importe quel moment, vous pouvez être soumis à un contrôle administratif ou un audit. Et en pareille circonstance, c’est certainement la présentation d’un document qui peut apporter la preuve de ce que vous avez fonctionné convenablement. Vous gagnez donc à sécuriser vos documents afin d’éviter leur destruction par un incendie ou une inondation, ou qu’ils soient volés.
La procédure à suivre pour archiver vos documents doit être bien élaborée. Pour cela, vous aurez besoin de définir les axes plan d’archivage que vous suivrez à la lettre.
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Mise en place d’un plan d’archivage pour pérenniser votre patrimoine
Une autre bonne raison pour laquelle vous avez intérêt de mettre en place un plan d’archivage est la pérennisation de votre patrimoine documentaire. En effet, ce plan vous permettra d’archiver dans les règles de l’art, et donc de conserver les documents importants qui retracent la vie de votre entreprise. La démarche permettra surtout d’accéder facilement et rapidement à vos données stockées et vous donnera la possibilité de les traiter de façon optimale. Pour que les choses se déroulent de la sorte, votre vision ne doit pas se limiter seulement au seul acte d’archivage. Vous devez aller plus loin en menant une réflexion plus profonde qui aboutira à la mise en place de toute une stratégie de gestion de vos documents. Cela vous imposera forcément de vous concentrer, d’un côté sur le traitement de vos données dématérialisées, et d’un autre côté sur la gestion de vos documents physiques.
Un plan d’archivage pour apporter de la valeur ajoutée à votre organisation
Par ailleurs, si vous élaborez un plan d’archivage, cela apportera de la valeur ajoutée à votre organisation. En plus d’un gain de temps dans la gestion de vos documents, le plan d’archivage garantira l’optimisation de vos surfaces de stockage et vous rendra plus efficace. Cette démarche favorise aussi la satisfaction de votre clientèle. Car si vous parvenez à présenter rapidement un document important à un client afin de situer celui-ci sur un fait issu de votre collaboration, ce dernier en sera plus ravi. Il vous trouvera plus professionnel et aura davantage confiance en vous. Les archives ne doivent pas être considérées comme de simples documents qu’on met aux oubliettes. Elles constituent un véritable vecteur de communication qu’il faut être prêt à exploiter à tout moment.
